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Excel教程

如何高效率使用Excel?

2019-10-22 21:29:01 0
现如今,会用Excel是办公一族必备的技能,然而大多数人只会用Excel来制作表格,并不会使用Excel进行诸如销售数据统计、工时统计等数据分析功能。如果你也正面临这样的窘境,请阅读

现如今,会用Excel是办公一族必备的技能,然而大多数人只会用Excel来制作表格,并不会使用Excel进行诸如销售数据统计、工时统计等数据分析功能。

如果你也正面临这样的窘境,请阅读《Excel教科书》一书。

封面

这本书从Excel的基本知识讲起,聚焦Excel的7个要点、9个功能、6大基础函数,以及进行数据分析的方法。

作者吉田拳,曾经是Excel小白,后因工作需要,用心钻研Excel,掌握了能提升企业效率的Excel技术,一跃成为日本著名的Excel业务改善咨询师、研修讲师。在日本,他的课程常常是提前两个已经预约满了。

迄今为止,他在50多家公司开展Excel操作培训,指导2000多个职场人士使用Excel提高了工作效率。为了帮助更多人提升Excel的使用效率,吉田拳根据多年的实战和教学经验,撰写了《Excel教科书》。

书中大致分三个部分:第一个部分讲述Excel的数据类型、快捷键和函数的使用方法;第二部分讲述在Excel中日期的操作方法、字符串的处理方法;第三部分讲述了如何提高整理日常资料的效率和数据分析的方法。

我在使用此书所讲的方法时,深深感到如下三个方法非常实用,能提高Excel的使用速度和效率:

第一:使用快捷键。如果我们用鼠标或键盘打开各项菜单,常常需要点击几下,才能弹出所需要的菜单,但是如果使用快捷键,那么就是一次就能打开所要的菜单。比如我们要删除某一行(列或单元格),直接选中要删除的行,然后按Ctrl+-,即可弹出删除对话框。

一些非常实用的快捷键是:Shift+Ctrl++(打开“插入单元格、行、列”对话框);Alt+=(打开“自动求和”公式);Ctrl+1(打开“设置单元格格式”对话框);Ctrl+Z(撤消上一步操作);Ctrl+D(复制上一个单元格内容);Ctrl+R(复制左边单元格内容)等等。

而且诸如保存(Ctrl+S)、撤销(Ctrl+Z)、复制( Ctrl+C)、粘贴(Ctrl+V)、剪切(Ctrl+X)等快捷键,同Miorcsoft Office的其它办公软件的一样,学会了就可以在Word、PowerPoint等软件中使用,非常方便。

第二:使用函数。如果你需要汇总这月所有员工的工资,一个个加起来,再添如汇总单元格,十分费时费力,但是如果你用函数SUM,则几秒钟内就能得出员工的工资总额。具体操作方法:先用鼠标点击放工资总额的单元格,然后输入:=sum(B2:B4),最后点击√ ,就会自动算出工资总额(如图1和图2)。

图1

图2

也可以直接点击工具栏中的“自动求和”按钮。不过,需要指出的是工具栏常用的函数只有自动求和、求最大或最小值、求平均和计数,其它常用比如“对满足条件的单元格求和”的函数就没有,所有需要我们在函数菜单里选择或自己输入sumif函数,来进行计算。

其三:反复套用公式。为了高效利用输入的一个公式(函数),我们可以用拖曳的方法复制它。如图3、4、5。

图3

图1:在D2单元格输入=B2+C2,回车,得出结果,如下图4。

图4

用鼠标左键点住D2单元格下方的小黑块,向下拖,结果如下图5。

图5

不过,有时行或者是列不变,就要用“绝对引用”。例如我们要计算各个地区的销售额在总销售额的占比时,用各个地区的销售额除以总销售额,对销售额所在单元B9,就需要绝对引用,即B$9。如图6、7、8。

图6

图7

图8

书中还有很多实用详细的操作方法,非常适合Excel小白和略懂Excel的人们在工作中使用。如果你想轻松、高效、无误地完成日常数据统计分析工作,那么就请赶快根据《Excel教科书》所讲的操作方法进行实践吧!