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成为财务牛人的10个Excel技巧,值得收藏

2019-10-22 21:20:58 0
很多财务人被繁重的工作搞到头秃,其中各种Excel表格是最难处理的工作之一,但是你可知道,Excel里有很多不为人知的方便技巧,想让自己不加班?那就赶快来看一看吧01“替换&rdq

很多财务人被繁重的工作搞到头秃,其中各种Excel表格是最难处理的工作之一,但是你可知道,Excel里有很多不为人知的方便技巧,想让自己不加班?那就赶快来看一看吧

01

“替换”批量搞定不规则字段

有些ERP或管理软件导出的数据,往往会在命名或格式设置上与我们的日常习惯不一致,那么如何快速将外部程序导出的数据规范化呢?

以上面这张表格为例,所有的员工姓名前面都多出了一个工号,同时还用一个短横杠与姓名连接起来。想要取消这个工号,可以借助Excel中的“查找与替换”功能批量修改。具体方法是:选中要处理的字段,按下Ctrl+F调出“查找与替换”对话框,然后在“查找内容”栏输入“*-”,“替换为”一栏保持空白,接下来点击“全部替换”就可以了。

02

多工作簿快速汇总

从事财务工作的小伙伴常常会用标签分组自己的表格,最常见的就是划分成“汇总表”、“1月”、“2月”、“3月”……。虽然这种设计貌似在思路上比较清晰,但却不利于后期统计。比方说下表中最常见的1季度业绩合计值汇总,使用的公式就是:“=’1月’!B2+’2月’!B2+’3月’!B2+’4月’!B2……”。这里小编为大家提供一个更简洁的公式参考,例如统计1-3月的某个数据,直接在汇总表中输入“=SUM(‘1月:3月’!B2)”,相比之前方法,新公式的结构更简单且更不容易出错!

03

快速填补空白单元格

很多时候,我们会为表格中的空白单元格填充数据,不过由于空白单元格的位置很分散,选择与填充都不方便,还很容易出错。其实类似问题完全可以借助Excel的“定位条件”命令辅助完成。

具体操作是:选中带有空白格的表格区域,点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”→“空值”将所有空白单元格选中,这时手工输入数据,完成后直接按下Tab键,即可快速跳转到下一个空白单元格上。

04

如何将不规则日期替换为日期格式

有时下级单位呈报上来的文件并不是规范的报表格式,一个最典型例子就是使用了“2017.1.2”这种不规范日期格式。众所周知,这样的数据是无法被Excel识别的,同时也无法利用数据透视表进行年、月、日的分组统计。

如何将不规则字段快速转换为标准的日期格式,通常方法是借助“查找与替换”批量修改日期中的连接符,用“-”替换之前的“.”。同时借助日期字段→”单元格格式“→”数字“→”自定义“→“yyyy-mm-dd“来实现日期显示的规范化。两组操作之后,一个规范化的报表就迅速出现在我们面前了。

05

一键将文本转换为数字

有些CRM或网银系统导出的数据也会出现类似情况,比方说显示的会计格式但实际却为文本类型。解决方法依旧是通过“查找与替换”功能将“,”分隔符先行清除,然后再利用上述方法一键转换为数字。

06

多工作簿批量打印

很多小伙伴习惯于使用多工作簿进行数据记录,但这样的表格打印起来却是个麻烦。其实Excel中暗含了一种更快捷的打印方式,即首先选中要打印的工作簿,直接按下Ctrl+P,这样所有的工作簿便一次性被打印出来了。

07

只删数值不删公式

平时我们经常会遇到一些可以重复使用的表格(比如月报表),如何快速清除数值而不删除表格里的公式是个大难题。其实Excel为我们提供了一项超级简单的办法,即首先选中数据区,点击“开始”→“查找和选择”→“定位条件”,然后在弹出对话框中点击“常量”,这时Excel就会自动选中所有数值区而同时排除公式区,按下Delete键后便能将所有的非公式数值删得一干二净了。

08

轻松合并多单元格而不丢数据

将多个单元格合并到一起大家都会,但传统的“合并与居中”总会导致其他单元格里的数据丢失。其实这种情况完全可以借助Excel中的填充对齐完成,具体操作是:首先选中要合并的单元格,点击“开始”→“填充”→“两端对齐”

接下来你会发现所有选中单元格里的信息已经全部合并到首格里了,这时再进行合并与居中就不会有之前的问题了。

注:本技巧仅支持纵向单元格合并

09

利用“条件格式”快速制作对比图表

很多小伙伴都会使用Excel制作图表,但传统方法操作麻烦,效率也不高。其实我们还可以借助另一种方法更快地生成图表,这就是——“条件格式”。具体操作是:首先选中要对比的数据列,点击“开始”→“格式”→“条件格式”→“数据条”,接下来挑选一个自己喜欢的数据条样式。最后再给图表做一些简单的居中、底纹即可。

10

隐藏Excel单元格内容

在处理Excel数据时候,如果不希望某些数据在Excel单元格里面显示出来,打扰统计,却又不能删除掉,这时候我们可以将单元格格式自定义类型里面输入【;;;】即可将单元格里面的内容隐藏起来!

好了,本次Excel技巧讲解就到这里,后续会有各种技巧干货整理放出,让你成为一个牛气冲天的财会人!敬请期待!